Documentos: dos carpetas, una lectura automática y un aviso que llega antes

Guardar papeles es la parte del oficio que nadie presume y que todo el mundo hace mal alguna vez. LOWLEVEL archiva los del operador en dos carpetas y ninguna más, les pone un tipo, les lee la caducidad si se lo pides y avisa cuando esa fecha se acerca. Cada una de esas cuatro cosas tiene un límite que conviene conocer antes de fiarse de ellas, y este artículo va exactamente de eso.

Dos carpetas y un tipo por papel

Las carpetas son las que el sector archiva de verdad: documentos del piloto y permisos de vuelo. Dentro, cada documento lleva un tipo, y el tipo nombra el papel, nunca lo que ese papel habilita. Es una distinción que parece pedante hasta que se ve de dónde salió.

El certificado real que emite AESA se llama «Certificado de conocimientos teóricos de piloto a distancia» y su titular lo archivó con el título «Certificado A1, A3, STS». Un PDF, tres cosas acreditadas a la vez. Si el tipo nombrara el privilegio, esa fila tendría que mentir sobre sí misma tomara el valor que tomara. Así que existen PILOT_TRAINING_A1_A3 y PILOT_COMPETENCE_A2 como documentos distintos —porque AESA emite dos documentos distintos— y existe además un tipo para el papel que cubre varios y no dice cuáles.

Un A1/A3 no habilita lo que habilita un A2, y durante un tiempo el producto no podía notar la diferencia porque los dos eran «una titulación».

Hay dos valores más que conviene no confundir. «Otro» es una ranura real: respalda la autorización de espacio natural protegido, porque cada comunidad emite la suya y no hay un tipo estatal que nombrar. «Sin clasificar» es donde va lo que no sabemos, y no respalda ninguna regla. Mientras el cajón de sastre fue el primero, cualquier papel mal archivado hacía constar aportada una autorización que nadie tenía.

La lectura automática lee dos páginas

Al subir un documento puedes pedir que lo leamos. Lo hace Gemini con visión, no un OCR clásico, porque los certificados llegan fotografiados y torcidos. De ahí salen la fecha de caducidad, el emisor, el número de documento y —desde agosto de 2026— el tipo de papel.

Solo se mandan las dos primeras páginas. El proveedor factura el OCR por página, así que enviar el fichero entero convertía «una lectura» en un rango de dos órdenes de magnitud decidido por lo que subiera cada uno.

Un certificado de una página y un manual de operaciones de doscientas costaban lo mismo de cupo y cuarenta y dos veces distinto de dinero.

La caducidad vive en las primeras páginas, así que ahí es donde se mira. El original completo se guarda igual: el recorte no sale nunca de la función que extrae, y lo que te descargas es tu fichero tal cual lo subiste.

Que el tipo salga de esa misma llamada tampoco es casualidad. Clasificar en una segunda llamada habría vuelto a mandar las páginas, que es la parte cara; hacerlo en la misma son 536 tokens más de entrada sobre una llamada que ya se hacía. Medido: sobre el peor caso de dos páginas, la lectura pasó de 0,0078 € a 0,0085 €, un 9,5%. Una segunda llamada habría costado un 100% más.

Propone, no decide

Nada de lo que devuelve el modelo se escribe como confirmado. La fecha queda sugerida y con su origen a la vista hasta que una persona la acepta, y el tipo solo se escribe solo cuando el modelo declara confianza alta; todo lo demás cae en «sin clasificar» diciéndolo. Lo que elijas tú gana siempre. Los dos valores delicados —«otro» y «sin clasificar»— no son proponibles: el primero respalda una regla y el segundo es lo que ponemos nosotros cuando esto no contesta.

Y fallar está previsto. Si la lectura no sale, el documento se guarda y se lista igualmente: subir un papel no puede depender de que un tercero conteste. La lectura automática entra desde el plan Piloto, con 20 documentos al mes, 200 en Estudio y 2.000 en Productora; en Gratis se archiva y se avisa igual, que es la parte que no se cobra en ningún plan.

El aviso llega cuatro veces

Un trabajo diario recorre las caducidades y crea avisos en cuatro escalones: a 30 días como informativo, a 7 y a 1 como advertencia, y el día de la caducidad como crítico. El aviso dentro del producto es la fuente de verdad; el correo es una copia que puede fallar sin romper nada.

Tres decisiones ahí valen más que el mecanismo:

• Solo se manda correo de los avisos que esa vuelta ha creado de verdad, nunca de los que ya existían. Un trabajo diario que reenvía la misma advertencia enseña a filtrar al remitente.
• Va uno por estudio y por vuelta, no uno por documento. Cinco caducidades el mismo día son un correo, no cinco.
• El escalón informativo de 30 días no manda correo. Sale en el panel, que es donde toca mirarlo.

«No cubre el rodaje del 14 de agosto» dice qué hacer. «Caduca el 12» te manda a buscar el calendario.

Es la misma decisión que atraviesa toda esta parte del producto: un aviso que obliga a reconstruir el contexto ya ha gastado el tiempo que existía para ahorrar.

Lo que no hace

No renueva nada por ti ni presenta nada ante AESA. No decide si un papel vale: decide si consta con fecha en vigor a la fecha de tu rodaje, que es otra cosa y es la que puede afirmar. No lee lo que no le pides: la lectura es una acción, no un efecto de subir. Y no adivina el tipo de un papel archivado antes de que existieran los tipos nuevos — lo ya guardado no se reclasifica solo, porque propagar un error de archivado a un veredicto de papeleo es exactamente lo que esta parte del producto existe para evitar. A esos se les pregunta, de uno en uno, a quien tiene el papel delante.

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